Signature électronique d’un état des lieux : Startloc permet de signer sur place ou à distance

Faire signer un état des lieux lorsque le propriétaire, le locataire et le professionnel sont réunis est simple.

Mais que faire lorsqu’un propriétaire habite à plusieurs centaines de kilomètres ? Lorsqu’un colocataire n’est pas présent ? Ou lorsque plusieurs personnes doivent signer depuis des endroits différents ?

Startloc apporte une réponse directement intégrée à son application d’état des lieux.

À partir de 2026, les utilisateurs Startloc pourront choisir entre deux méthodes :

• faire signer directement sur place, au doigt sur le smartphone ou la tablette du professionnel, comme aujourd’hui ;
• faire signer à distance, depuis le téléphone personnel du propriétaire ou du locataire.

Aucune application ne sera à installer par le signataire.

Il recevra simplement un lien sécurisé par SMS et e-mail, consultera son état des lieux, confirmera son identité grâce à un code reçu par SMS, puis signera directement avec son doigt sur son téléphone.

Une fois toutes les signatures recueillies, le document sera finalisé, horodaté électroniquement et définitivement verrouillé.

En bref : comment fonctionne la signature électronique Startloc ?

Le fonctionnement sera particulièrement simple :

État des lieux terminé

→ Faire signer à distance

→ l’état des lieux est validé et figé

→ chaque signataire reçoit un SMS et un e-mail

→ consultation de l’état des lieux en ligne

→ authentification par code SMS

→ signature au doigt

→ toutes les signatures sont recueillies

→ génération du document final

→ horodatage électronique

→ archivage du PDF et du dossier de preuve.

Tout est géré directement depuis Startloc.

Peut-on signer un état des lieux à distance ?

Oui. Startloc permet de faire signer un état des lieux à distance au propriétaire, au locataire ou à plusieurs signataires depuis leurs propres smartphones.

L’utilisateur Startloc termine son état des lieux puis sélectionne :

Faire signer à distance

Startloc valide alors le document et le verrouille.

Chaque personne devant signer reçoit son propre lien sécurisé.

Elle peut ainsi consulter l’état des lieux avant de décider de le signer.

Cette évolution est particulièrement utile lorsque :

• le propriétaire n’est pas présent lors de l’état des lieux ;
• plusieurs propriétaires doivent signer ;
• plusieurs locataires ou colocataires sont concernés ;
• l’une des parties doit quitter les lieux avant la finalisation ;
• le propriétaire réside dans une autre ville ou un autre pays ;
• l’agence souhaite éviter l’impression et la circulation de documents papier.

Une signature électronique directement intégrée à Startloc

L’un des choix importants de Startloc est de ne pas obliger ses utilisateurs à quitter l’application pour gérer le processus.

La demande de signature est créée directement depuis l’état des lieux.

Le professionnel retrouve ensuite le suivi des parties dans son dossier :

Propriétaire ✅ Signé

Locataire 1 ✅ Signé

Locataire 2 ⏳ En attente

Il est également possible de relancer une personne qui n’a pas encore signé.

Chaque événement est ajouté automatiquement à l’historique de l’état des lieux.

Le propriétaire et le locataire peuvent signer chacun de leur côté

Oui.

Chaque signataire dispose d’une demande indépendante.

Par exemple :

Marie MARTIN — Propriétaire signe depuis Strasbourg à 18 h 42.

Jean DUPONT — Locataire signe depuis Mulhouse à 19 h 03.

Julie DUPONT — Locataire signe depuis Paris à 20 h 15.

Les trois personnes signent pourtant exactement le même état des lieux.

C’est un point essentiel du fonctionnement Startloc : dès que la procédure est lancée, la version présentée aux signataires est figée.

Un état des lieux impossible à modifier pendant les signatures

Lorsqu’un utilisateur clique sur Faire signer à distance, Startloc valide et verrouille l’état des lieux.

Son statut devient :

Signature en cours

À partir de cet instant, le document ne peut plus être modifié.

Cela vaut également si le compte Startloc est utilisé sur plusieurs appareils.

Un collaborateur ne peut donc pas modifier depuis son ordinateur un état des lieux qu’un autre collaborateur vient d’envoyer pour signature depuis son iPad.

La même protection s’applique aux smartphones, tablettes et autres appareils synchronisés.

Ainsi, toutes les personnes signent bien la même version du document.

Une vérification du signataire par code SMS

Cliquer sur un lien ne suffit pas.

Lorsqu’une personne souhaite signer, Startloc lui adresse un code à usage unique par SMS.

Le signataire doit saisir ce code avant de pouvoir accéder à la zone de signature.

Cette étape permet notamment d’associer au processus :

• le signataire concerné ;
• son numéro de téléphone ;
• son lien personnel ;
• la validation du code ;
• la date et l’heure ;
• la session de signature ;
• la version exacte du document.

Le code est à usage unique et sa durée de validité est limitée.

Une véritable signature au doigt sur son propre smartphone

Après validation du code SMS, le propriétaire ou le locataire accède à une zone de signature.

Il signe simplement avec son doigt sur l’écran de son téléphone, exactement comme lorsqu’il signe directement sur la tablette du professionnel.

La signature est ensuite enregistrée et liée au signataire ainsi qu’à la version précise de l’état des lieux qu’il vient de consulter.

La procédure reste donc extrêmement simple pour le particulier :

ouvrir → consulter → recevoir son code → signer.

Aucun compte Startloc n’est nécessaire.

Aucune application n’est à télécharger.

Signature sur place et signature à distance peuvent être mélangées

Startloc ne remplace pas son système actuel de signature au doigt.

Il le complète.

Un même état des lieux pourra donc comporter :

un locataire présent → signature directement sur la tablette de l’agent ;

un propriétaire absent → signature à distance depuis son téléphone.

Ou encore :

un propriétaire sur place → signature immédiate ;

deux colocataires absents → deux liens de signature à distance.

Startloc adapte simplement la procédure à la situation réelle rencontrée sur le terrain.

Le signataire consulte l’état des lieux avant de signer

Le lien reçu par SMS ou e-mail ouvre une version en ligne de l’état des lieux.

Le propriétaire ou le locataire peut ainsi parcourir le document avant de signer.

Cette consultation s’effectue dans la nouvelle version HTML interactive de l’état des lieux Startloc.

Elle permettra notamment de consulter facilement :

• les différentes pièces ;
• les descriptions ;
• les observations ;
• les équipements ;
• les compteurs ;
• les clés ;
• les signatures ;
• les photographies.

Lorsque le rapport mentionne par exemple :

Photos 8 à 15

le signataire pourra cliquer sur ce lien pour ouvrir une petite visionneuse et faire défiler directement les photographies concernées.

Le PDF restera également disponible au téléchargement.

Que se passe-t-il lorsque tout le monde a signé ?

Dès que l’ensemble des signatures requises sont recueillies, Startloc finalise automatiquement le dossier.

Le système :

1. assemble le document définitif ;
2. intègre les signatures ;
3. calcule l’empreinte numérique du document ;
4. effectue son horodatage électronique ;
5. conserve les éléments du dossier de preuve ;
6. verrouille définitivement l’état des lieux.

Son statut devient :

Signé et horodaté

Il n’est alors plus possible de modifier le document.

Un horodatage électronique du document final

Startloc prévoit d’intégrer un service d’horodatage électronique qualifié CertEurope – Tinexta InfoCert.

L’horodatage intervient lorsque toutes les signatures ont été recueillies.

Il permet notamment d’associer au document final une date et une heure de référence et de renforcer la preuve de son intégrité.

Le règlement européen eIDAS prévoit qu’un horodatage électronique qualifié bénéficie d’une présomption d’exactitude de la date et de l’heure indiquées ainsi que d’intégrité des données auxquelles elles se rapportent.

L’horodatage est donc un élément complémentaire du processus de signature Startloc.

Un dossier de preuve associé à chaque état des lieux

La simple image représentant une signature n’est qu’une partie du dispositif.

Startloc conserve également les informations techniques utiles à la traçabilité de la procédure.

Selon les éléments nécessaires au dossier, pourront notamment être enregistrés :

• identité du signataire ;
• rôle : propriétaire ou locataire ;
• version du document ;
• empreinte cryptographique du document ;
• envoi du SMS et de l’e-mail ;
• ouverture du document ;
• validation du code SMS ;
• date et heure de signature ;
• session utilisée ;
• informations techniques de connexion ;
• consentement du signataire ;
• image de la signature ;
• horodatage final ;
• historique de la procédure.

L’objectif est de pouvoir retracer précisément le déroulement de la signature.

Une synthèse des preuves dans le PDF final

Le rapport PDF final comportera également une page consacrée aux informations de signature et d’horodatage.

Elle pourra notamment préciser :

• l’identité des signataires ;
• leur qualité de propriétaire ou locataire ;
• le mode de signature ;
• leur date et heure de signature ;
• l’authentification par code SMS pour les signatures distantes ;
• l’empreinte numérique du document ;
• les informations relatives à l’horodatage.

Les données de sécurité sensibles restent naturellement conservées dans le dossier de preuve et ne sont pas affichées publiquement dans le PDF.

Peut-on encore modifier l’état des lieux après l’envoi pour signature ?

Non, sauf à interrompre la procédure.

C’est indispensable pour garantir que tous les signataires aient approuvé exactement le même document.

Tant que les signatures ne sont pas terminées, l’utilisateur Startloc dispose d'une action :

Arrêter la signature à distance

Cette action :

• annule la procédure en cours ;
• rend les liens précédemment envoyés inutilisables ;
• annule les signatures éventuellement déjà recueillies dans cette procédure ;
• remet l’état des lieux dans un état modifiable.

Si le professionnel modifie ensuite le document et souhaite de nouveau le faire signer, Startloc crée une nouvelle procédure de signature.

De nouveaux liens sont alors envoyés et toutes les personnes concernées doivent signer cette nouvelle version.

Un historique complet directement dans Startloc

Toutes les étapes importantes restent enregistrées dans l’historique de l’état des lieux.

Par exemple :

• état des lieux validé ;
• procédure de signature créée ;
• document verrouillé ;
• demande envoyée au propriétaire ;
• demande envoyée au locataire ;
• document consulté ;
• code SMS validé ;
• signature enregistrée ;
• relance envoyée ;
• procédure éventuellement annulée ;
• ensemble des signatures recueilli ;
• document final généré ;
• document horodaté ;
• verrouillage définitif.

Pour le professionnel, tout reste donc centralisé au même endroit.

Un état des lieux électronique est-il autorisé ?

Oui.

La réglementation française permet qu’un état des lieux soit réalisé sous forme électronique et remis aux parties par voie dématérialisée.

L’état des lieux doit notamment rester contradictoire et permettre de comparer l’état du logement à l’entrée et à la sortie.

La signature électronique bénéficie par ailleurs d’un cadre juridique européen défini notamment par le règlement eIDAS.

Startloc distingue volontairement les différents éléments du procédé : signature du signataire, authentification, intégrité du document, dossier de preuve et horodatage électronique.

Pourquoi intégrer la signature électronique directement dans une application d’état des lieux ?

L’état des lieux et sa signature font partie du même parcours.

Passer d’un logiciel d’état des lieux à un autre outil simplement pour recueillir une signature entraîne des manipulations supplémentaires :

• exporter le document ;
• importer le PDF ailleurs ;
• créer les signataires ;
• récupérer le document ;
• le réimporter éventuellement dans le dossier ;
• gérer deux historiques différents.

Avec Startloc, l’objectif est au contraire de conserver l’intégralité du parcours dans une seule application :

réalisation → photos → IA → vérification → signature → horodatage → PDF → archivage.

Startloc : plus de 11 000 utilisateurs en Europe

Depuis 2015, Startloc accompagne les professionnels de l’immobilier dans la réalisation de leurs états des lieux.

La solution compte aujourd’hui :

• plus de 11 000 utilisateurs en Europe ;
• plus de 1,2 million d’états des lieux réalisés ;
• d’excellentes évaluations de ses utilisateurs ;
• une utilisation sur smartphone, tablette et ordinateur ;
• des états des lieux d’entrée et de sortie ;
• photos illimitées ;
• fonctionnement hors connexion ;
• intelligence artificielle ;
• comparaison entrée/sortie ;
• chiffrage des travaux ;
• signature intégrée.

La signature à distance vient donc compléter en 2026 un écosystème déjà entièrement consacré à l’état des lieux professionnel.

En 2026, l’état des lieux Startloc devient encore plus simple à signer

Un état des lieux ne devrait plus être bloqué parce qu’un propriétaire ou un colocataire n’est pas physiquement présent.

Avec la signature à distance intégrée à Startloc, chaque partie pourra consulter et signer le même document depuis son propre smartphone, tandis que le professionnel suivra l’avancement directement depuis son application.

Signature sur place ou à distance, authentification par SMS, verrouillage du document, historique, dossier de preuve, horodatage et PDF final : tout sera intégré directement dans Startloc.

Une nouvelle évolution qui s’inscrit dans l’objectif poursuivi par Startloc depuis plus de dix ans : rendre l’état des lieux professionnel toujours plus simple, rapide et sécurisé.